El lugar físico de la compañía puede ser determinante para una buena convivencia de los empleados. La valoración de los sitios considerados de descanso o de esparcimiento

El uso del espacio, la seguridad, la salud y la buena convivencia son, entre otras, preocupaciones compartidas tanto por el área de Recursos Humanos como por la de Facility Management (gestión de instalaciones). Una gestión complementaria, sinérgica de ambas áreas ayudará a la compañía a concretar sus objetivos.

Los profesionales de Recursos Humanos se preocupan por sus problemáticas y los capacitan para que puedan crecer y desarrollar su trabajo de manera adecuada. Su objetivo es orientar al recurso humano en su carrera profesional y, directa o indirectamente, comunicar los valores y las políticas de la compañía.

Los profesionales del Facility Management (FM) gestionan los activos físicos de las compañías y los servicios que se brindan en ellos. Deben comprender el negocio de la organización para adaptar la funcionalidad del edificio a sus propósitos. Velan por mantener un ambiente de trabajo agradable, funcional y al servicio de las personas que en ellos trabajan, señala Luis Cominelli, gerente de Obras y Servicios de GC Gestión Compartida.

El área de RRHH depende de FM y viceversa, ya que el espacio de trabajo no tiene sentido sin sus ocupantes (salvo que sea una estación remota robotizada) y los empleados no podrían realizar sus tareas sin un espacio físico adecuado que integre sus funciones (salvo que todos trabajen de manera remota y/o virtual).

El uso del espacio

Según Cominelli, antes los edificios necesitaban personas que los operaran: ascensoristas, operadores de calderas, porteros, etcétera. Hoy, muchos de estos servicios o sistemas funcionan de manera casi automática, desde un control central. Los empleados ingresan al edificio franqueando el acceso con sus dispositivos de reconocimiento (tarjetas magnéticas o sensores antropométricos) que ponen en funcionamiento ascensores, iluminación y sistemas de climatización.

Por otro lado, antes las personas debían trabajar físicamente en la empresa (salvo los vendedores), cada uno en su escritorio con su PC (o máquina de escribir), su teléfono, su cajonera, etcétera. En la actualidad, los espacios de trabajo son comunes (o virtuales). No hay escritorio asignado, se utilizan teléfonos VoIP (Voice over Internet Protocol) o simplemente un software de comunicación en la notebook. Las pocas pertenencias quedan guardadas en un locker hasta el día siguiente. Un día se trabaja en un escritorio, al siguiente en una sala de reuniones, en la cafetería, en las oficinas del cliente o en la propia casa. Ciertas actividades, como la capacitación requieren espacios específicos, tales como boxes individuales o salas modulares que se amplían con suficiente tecnología y según la necesidad.

Algunos espacios tales como los comedores, el gimnasio o el estacionamiento para bicicletas, surgen como respuesta a las necesidades de los empleados y requieren del involucramiento tanto de del área de RRHH como de FM para su diseño, puesta en marcha y utilización.

Actualmente, el avance de la tecnología y de las comunicaciones inalámbricas hace que cualquiera pueda trabajar en cualquier lugar del edificio. De esta manera, la tarea de diseño no se limita al interior de la oficina, sino que comienza a aparecer en los espacios exteriores y en lugares que antes no se pensaban como zonas de trabajo, dice el experto.

Relocalización

Cuando una compañía se muda de edificio, uno de los puntos sobre los que es necesario trabajar es la ubicación de la futura sede. No todas las empresas son iguales, por eso, antes de elegir una nueva locación es indispensable realizar estudios demográficos, encuestas internas, analizar temas económico-financieros, y cuestiones de cercanía relacionadas con los clientes o el asentamiento de polos relacionados con el rubro, entre otros factores, sugiere el especialista.

Las mudanzas son una de las situaciones que genera más estrés en la gente. Por ello que las áreas de RRHH y de FM deben trabajar en conjunto para que el nuevo lugar de trabajo sea adecuado y cumpla con los requisitos de habitabilidad necesarios.

La cultura de la compañía

La estructura jerárquica de la compañía también es un factor al que hay que prestar atención. Una incorrecta elección de los espacios de trabajo o una mala distribución de los mismos puede perjudicar la comunicación y la productividad. No siempre un espacio de trabajo abierto, sin oficinas cerradas, fomenta las comunicaciones y el trabajo en equipo, puntualiza Cominelli. No tiene sentido instalar una consola de video juegos, un metegol o una mesa de ping-pong si la compañía no fomenta con su cultura este tipo de actividades. Si por una cuestión cultural no está bien visto que la gente se tome un descanso para distraerse de otra manera que no sea tomando un café, no hay razón para generar espacios de este tipo, fundamenta.

Antes estaba mal visto que la gente conversara en los pasillos junto a la máquina de café, leyera el diario o tomara una siesta. Hoy, estas circunstancias que fomentan el intercambio tienen una importancia tal que, en algunos casos, son inherentes al diseño y la distribución de los espacios y las circulaciones.

Seguridad e higiene

La seguridad y la higiene del espacio también son temas primordiales. Un ambiente seguro, donde se minimizan los riesgos, los materiales son elegidos cuidadosamente y el mobiliario es ergonómico, favorece un clima de trabajo que incrementa la productividad. Un espacio limpio y luminoso también genera un sentido de pertenencia, teniendo en cuenta que pasamos largas horas en el trabajo.

La convivencia

Se habla mucho de las distintas generaciones que conviven en un mismo espacio de trabajo. Algunos prefieren mantener su escritorio, su cajonera y su PC; otros prefieren la movilidad. Unos se resisten a dejar las oficinas cerradas; otros prefieren espacios abiertos. Algunos se comunican por mail; otros optan por las conversaciones cara a cara. Todas estas situaciones conviven y deben ser tenidas en cuenta para diseñar los espacios de trabajo. “Es importante tener presente que los espacios de trabajo que diseñamos hoy son y serán ocupados por distintas generaciones (X, Y, Z). Es por ello que hoy, más que nunca, resulta imprescindible el trabajo en equipo entre las áreas de RRHH y la de Facility Management“, finaliza Cominelli.